Amministratore del Front Office

CLA Malta è alla ricerca di un amministratore con eccellenti capacità organizzative e interpersonali per lavorare all'interno del team del Front Office e assistere nelle mansioni generali di amministrazione e back-office.

Responsabilità lavorative:

• Fungere da primo punto di contatto in ufficio, salutando e accogliendo i visitatori.
• Gestione delle telefonate e della corrispondenza.
• Supportare tutti i team del reparto in tutte le mansioni amministrative di carattere tecnico.
• Amministrazione generale dell'ufficio e conservazione dei relativi documenti.
• Assicurarsi che le sale riunioni e l'area della reception siano sempre in ordine.
• Rispondere alle e-mail e preparare tempestivamente i documenti, compresa la corrispondenza d'ufficio.
• Assistere l'alta dirigenza nell'organizzazione dei viaggi e nell'organizzazione delle riunioni.
• Svolgere altre mansioni legate al Front Office, tra cui la gestione del magazzino dell'ufficio, le comunicazioni con i fornitori e l'acquisizione di preventivi, la supervisione dei contratti di manutenzione e la segnalazione di eventuali riparazioni.
• Preparazione di documenti, principalmente relativi al reparto Audit, ad esempio lettere di incarico, moduli F, lettere di rilascio, lettere di autorizzazione, lettere di estensione, ecc.
• Gestione dell'invio dei rapporti MBR online.
• Raccolta e invio di documenti.
• Ottenere le firme dei revisori.
• Gestione del sistema di archiviazione.
• Assiste l'Audit & Assurance, e altri team interni, in compiti amministrativi quando necessario.

Requisiti del lavoro:

• Esperienza in una posizione amministrativa, di front office o di servizio al cliente, e idealmente con una conoscenza operativa del controllo dei documenti.
• Istruzione di livello O' o superiore.
• Una conoscenza di base della contabilità o della revisione contabile sarà considerata un vantaggio.

Competenze personali:

• Ottime capacità di comunicazione.
• Conoscenza fluente dell'inglese e idealmente del maltese; la conoscenza dell'italiano sarà considerata un vantaggio.
• Utilizzo sicuro di Microsoft Office e di altri pacchetti informatici di base.
• Elevata capacità di gestione del tempo per garantire il rispetto di tutte le scadenze.
• Meticoloso, motivato, efficiente e affidabile.
• Capacità di seguire le direttive e di lavorare all'interno di un team/indipendentemente come richiesto.
• Lavora bene sotto pressione.
• Aspetto professionale, con un atteggiamento amichevole.

Stipendio interessante, equilibrio tra lavoro e vita privata, ambiente eccellente e un percorso di carriera trasparente. Se sei interessato invia il tuo CV a careers@clamalta.com e ti contatteremo per un colloquio.

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